Kuka vastaa yrityksesi puhelimeen, kun olet lomalla?
Suunnittele lomavastaus niin, että asiakas tietää mitä tapahtuu seuraavaksi ja sinä saat olla vapaalla.
Lomavastaus alkaa oikeista tiedoista
Päivitä loman ajaksi aukioloajat, paluupäivä ja todellinen mahdollisuus ajanvaraukseen. Kerro myös, käsitelläänkö viestejä loman aikana vai vasta sen jälkeen. Vastaajan ei pidä luvata saman päivän yhteydenottoa, jos kukaan ei seuraa pyyntöjä.
Valitse kolme polkua
Tavalliseen kysymykseen vastataan hyväksyttyjen tietojen perusteella. Ei-kiireellisestä asiasta kerätään viesti. Aidosti kiireelliselle asialle annetaan ennalta sovittu toimintaohje tai siirto päivystäjälle.
- Mitä voi varata loman jälkeiseen kalenteriin?
- Mitä tietoja takaisinsoittoon tarvitaan?
- Kuka on tavoitettavissa kiireellisessä asiassa?
- Milloin normaali soitto-ohjaus palautetaan?
Kokeile ennen lähtöä
Soita numeroon toisesta puhelimesta ja testaa sekä tavallinen että kiireellinen asia. Tarkista yhteenveto ja ajanvaraus. Varmista myös, ettei soitonsiirto muodosta silmukkaa vastaajan ja oman numerosi välille.
Vandion vastaanotto voidaan asettaa vastaamaan valittuina aikoina. Lomakäyttö ei tarvitse koko yrityksen toimintatapojen uusimista, kun rajaus ja tiedot ovat kunnossa.